Türk Kızılay SAP S/4HANA Başarı Hikayesi
- Öncelikle kısaca Türk Kızılay’ını tanıyabilir miyiz ?
Türkiye’nin en büyük, dünyanın ise sayılı insani yardım kuruluşlarından biri olan Türk Kızılay, kurulduğu 1868 yılından bu yana toplumsal dayanışmayı sağlamak, sosyal refahın gelişmesine katkıda bulunmak, yoksul ve muhtaç insanlara barınma, beslenme ve sağlık yardımı ulaştırmak için önemli görevler üstlenen uluslararası bir yardım kuruluşudur. Türk Kızılay’ın ana faaliyet sahaları arasında, kan, afet, uluslararası yardım, göç ve mülteci hizmetleri, sosyal hizmetler, sağlık, ilk yardım, eğitim, gençlik ve mineralli su işletmeleri bulunmaktadır.
- SAP S/4 HANA projesini hayat geçirmeye nasıl karar verdiniz ve SAP’yi seçmenizdeki kritik etkenler nelerdir ?
Türk Kızılay’ı olarak temel vizyonumuz bağış ve gelir getirici faaliyetleri artırarak daha fazla ihtiyaç sahibine ulaşma ve daha fazla insana yardım eli uzatabilmektir. Bunu yaparken güvenilir, şeffaf, izlenebilir ve hesap verilebilir bir bağış ve dağıtım altyapısının kurulması şarttır. Her geçen yıl daha da büyüyen Türk Kızılay’ının, bu hedeflere ulaşabilmesi için tüm dünyada kabul görmüş bir yazılım platformu olan SAP ile ve iş süreçlerimizin dijital dönüşümünü sağlayacak en uygun araç olacağını düşündüğümüz S/4 HANA ile ilerlemeye karar verdik. Bu dijital dönüşüm projesine, bize daha doğru bir yol çizeceğine inandığımız için PUSULA ismini verdik.
- Bu süreçte Vektora ile iş birliği yapmaya nasıl karar verdiniz ?
Türk Kızılay’ı dünyanın sayılı büyüklükteki yardım kuruluşlarından bir tanesi. Kurumun sahip olduğu iş süreçlerinin SAP’ye aktarabilme yeteneği birinci önceliğimiz idi. Yaptığımız görüşmelerde Vektora'nın deneyimli danışman kadrosu ile bu beklentimizi karşıladığını ve tecrübesini bize aktarabileceğini gördük. Bir diğer önceliğimiz de kamu alanında sahip olunan SAP projesi tecrübesiydi. Bu konuda da Vektora ihtiyaçlarımıza uygun çözümler önerme ve şartlarımıza uyum sağlama konusunda öne çıktı.
- Proje 1 Ocak 2019 tarihinde canlıya geçti. Projenin öncesini ve sonrasını değerlendirdiğinizde, ne gibi farklılıklar ön plana çıkıyor ?
Bu tür büyük değişimler zordur. İlk aylardaki canlı destek sürecinde ortalama 5800 kullanıcının değişen ortama uyumunu sağladık. 12 milyon bağışçının verileri sisteme girilerek, CRM modülü üzerinden, anlık olarak ve manuel hiçbir işlem yapılmadan tüm hareketlerinin takibine başlandı. Gerçekleştirilen 21 banka entegrasyonu sayesinde, anlık tahsilatlar yine Bağışçı ve Gönüllü İlişkileri Yönetim Sistemi üzerinden takip edilebilir hale geldi.
Projenin temel hedefleri arasında tüm personel için Self-servis uygulamaların kullanılması, kurumsal bir onay mekanizmasının kurulması, malzeme hareketlerin izlenebilirliğinin sağlanması gibi kritik konular vardı. Bunlara ek olarak bağışların şeffaf ve izlenebilir hale getirilmesi, bağışçı-ihtiyaç sahibi ilişkisinin kurulabilmesi, tüm faaliyet alanlarında bütçe disiplinin ve kontrolünün sağlanması gibi temel beklentilerimiz vardı. Projenin hayata geçmesi ile bu hedeflerin tamamı gerçekleştirilmiş oldu.
- Proje kapsamında gelen yeniliklerden bahseder misiniz ?
SAP S/4HANA ile öncelikli olarak bireysel bağışçılarımızla birlikte kurumsal bağışçılarımızın da Web-Mobil uygulamalar üzerinden bağış yapmasını sağladık. Bütçe planlama ve kontrol yapılarının kurulması ve izlenebilmesi konusunda aksiyonların yanı sıra farklı kanallardan alınan bağışların da (Web-mobil, banka, çağrı merkezi gibi) entegre yapılarla sisteme manuel girişlerin ortadan kaldırılması konusunda da aksiyonlar aldık.
İnsan kaynakları tarafında ise çok ciddi bir çalışma gerçekleştirdik ve 5000’in üzerinde personelimizin anlık olarak izin, seyahat ve masraf talep ve girişlerini fiori ekranları üzerinden yapmalarını sağladık.
Kurum genelindeki projelerin, kaynak, bütçe ve malzeme kullanım takiplerinin izlenebilmesi, kurumun sahip olduğu tüm gayrimenkullere ait kira gelirlerinin ve tahsilatların bankalarla entegre bir şekilde yürütülmesi, yurt içi çağrı merkezi yapısının kurulması ve tüm tedarikçilerimizin ihale katılımlarının dijital ortamdan yürütülebilir hale gelmesi bu proje kapsamında hayata geçirilen başlıca yeniliklerden birkaçı olarak sayılabilir.
- Türk Kızılay olarak hayata geçirdiğiniz SAP S/4 HANA projesindeki kritik başarı faktörleri nelerdir?
Türk Kızılay’ı olarak, bağış ve gelir getirici faaliyet potansiyelini artırarak daha fazla ihtiyaç sahibine ulaşma vizyonu ile çalışıyor ve hayata geçirdiğimiz bu dijital dönüşüm projesi ile güvenilir, şeffaf ve izlenebilir bir bağış ve dağıtım yapısı kurarak, bağış ve bağışçı potansiyelini artırmış oluyoruz.
Sahip olduğumuz ayni ve nakdi değerleri anlık olarak takip edilebilir hale getirdik. Bu sayede mal ve hizmetlerin maliyetlerini düşürerek verimliliğimizi de artırmış olduk.
- Son olarak eklemek istediğiniz farklı bir konu var mı ?
Dijital dönüşüm projeleri, ciddi zaman ve emek gerektiren projeledir. Bu noktada seçtiğiniz partner ile sıkı dirsek teması kurmanız çok önemli. Diğer bir nokta ise çözüm ortağınızın güvenilir olması. Vektora'ya bu anlamda Türk Kızılay’ı adına çok teşekkür ediyorum.
