SAP UFRS Dönüşüm - Konsolidasyon - Raporlama

 

Şekil 1. SAP UFRS Raporlama Ekosistemi 

UFRS raporlama projeleriyle ilgili şirketleri ziyaret ettiğimizde, genelde bu şirketlerde farkettiğimiz en büyük sorunun hangi çalışmayı hangi sistemde yapmaları gerektiğini tam olarak öngörememeleri olduğunu söyleyebiliriz.

Aslında bu sorunun yaşanması oldukça normal, çünkü izlenmek istenen detay kırılıma, ihtiyaç duyulan UFRS standart sayısına, raporlama dönemlerine, şirket sayılarına, konsolidasyon seviyelerine, rapor sayılarına ve tiplerine, şirketin faaliyet gösterdiği sektörlere göre dönüştürmenin ve raporlamanın yapıldığı sistemler için farklı çözüm önerileri sunabilmekteyiz.

Örnek vermek gerekirse; şirketlerden gelen “UFRS düzeltmelerini uzun bir süredir aynı şekilde Excel’de hesaplıyoruz ya da bir danışmanlık firmasına hesaplatıyoruz, bizim için büyük bir iş yükü değil ama geçmişle karşılaştırma ve otomatik rapor almak için bu kayıtları bir merkezi sistemde toplamak istiyoruz” ya da “her şeyin sistem üzerinden hesaplanıp, otomatik olarak raporlanmasını istiyoruz” veya “bizim odaklandığımız nokta, yönetim raporlamaları ve bu sebeple UFRS’nin dışında da farklı raporlamalar yapmak istiyoruz” gibi taleplere, biz de farklı çözüm yapıları sunuyoruz. 

Bu makale ile öncelikli hedefimiz, iş ortaklarımızın sistematik UFRS konusunda soru işaretlerini gidermeye çalışarak bu yapıların SAP ekosisteminde otomatik ya da yarı otomatik olarak nasıl elde edilebileceğini, hangi seçeneklere sahip olduğumuzu tanımlamak. Tüm bu konuları; “Dönüşüm”, “Solo & Konsolidasyon ve Raporlama”  olarak iki bölüme ayırıp detaylandırmaya çalışacağız. Kavram karmaşasının önüne geçmek adına yazıda geçen terimler için alttaki tanımları baz alabiliriz. 

UFRS: UFRS = IFRS ≈ TFRS 

İşlem türü: Hareket tablolarının elde edilebilmesi için kullanılan anaveridir.

Kayıt tipi: Düzeltme ve sınıflama kayıtlarının niteliğini belirtir. (Ör; amortisman, kıdem vb..)

Muhatap Şirket: İlişkili, ilişkisiz ayrımının yapıldığı anaveridir. 

Dönüşüm: Veriyi hesap kodu ya da hesap türü bazında UFRS mizanına dönüştürme.

Solo: Şirket kodu/iş alanı/kar merkezi bazında UFRS mizan. 

Konsolidasyon: Solo UFRS mizanlarını kontrol ve sahiplik oranlarını kullanarak eliminasyonlar,  konsolidasyon hesaplamaları ve konsolide seviyede atılan düzeltme/sınıflama kayıtlarıyla konsolide mizana çevirme.

Raporlama: SPK, EPDK, TFRS formatında yayınlanan ana raporları (bilanço, kapsamlı kar/zarar tablosu, nakit akım), 30+ dipnotu (sermaye hareket tablosu, maddi duran hareket tablosu, K/Z detay dipnotları, döviz pozisyonu vb.), mutabakat raporlamalarını ve yönetim raporlamalarını (şirketin sektöre ya da işletme kültürüne uygun kendi standartlarını oluşturduğu raporlar) otomatik olarak elde etme.

DÖNÜŞÜM

Türkiye’de faaliyet gösteren birçok şirket/holding VUK’a göre defter tutma yükümlülüğüne sahip olduğu gibi TTK mevzuatıyla belirlenen UFRS standartlarını baz alan ve sektöre göre değişebilen farklı raporlama tiplerinde de farklı kurumlara rapor sunma yükümlülüğündedir -Banka sektöründe BDDK, Enerji’de EPDK gibi-. Bu raporların oluşturulması temel olarak VUK’tan UFRS mizana dönüştürme şeklinde yapılmaktadır. Genelde AJE/RJE olarak adlandırılan iki farklı kayıt türünün yanı sıra REV (reverse-açılış kayıtlarını iptal etme) ve Opening (açılış) kayıt türlerini de eklersek dört farklı kayıt türü kullanılarak dönüşüm sağlanır. Bilindiği gibi, bu kayıt türleri en üst seviyede düzeltme ve sınıflama kayıtlarını ifade etmektedir. Her mizan kaleminde yapılan dönüşüm hesaplamasının ve düzeltmesinin farklı bir UFRS standardını temel alması sebebiyle, dönüşümden bahsederken hesap türüne kadar inmemiz ve hesap türleri bazında spesifik dönüşüm kurgularını ele almamız gerekecektir.  

Şirketlerin dönüşüm pratiklerinin neler olduğunu belirtip çözüm yöntemlerimizi detaylandıralım.   

Denetçi firma: Birçok şirket, UFRS raporlamalarına yönelik ara dönem ve/veya yıl sonu raporları için denetçi firmalardan danışmanlık hizmeti almaktadır. Bu şirketlerde denetçi firmalara ihtiyaç duyulmadan, UFRS’yi temel alan ve şirketin performansını ilgilendiren bazı kalemler yönetim raporlamalarında manuel olarak eklenerek gösterilir.

Danışman: Raporlama yaparken şirket içindeki bir departman bazı dönüşüm ihtiyaçlarına kendileri kaynak ayırabilirken, bazı dönüşümler için dışarıdan yardım alabilmektedir. Örneğin; kıdemle ilgili hesaplamalar.

Şirket içi (In-house): Şirket içindeki bir departman bu dönüşümleri dışarıdan bir destek almadan, Excel’de yapmaktadır.

Sistem (FI): Sistem üzerinde belge detayları ve anaveri özellikleri (faydalı ömür gibi) kullanılarak dönüşüm programlarıyla 2. Defterde veriler otomatik olarak oluşturulmaktadır. Sistem üzerinde oluşturulamayan ve matematiksel bir karşılığı olmayan dönüşümler ise manuel olarak yapılmaktadır. 

Sistem (FI & BPC): VUK verilerinin FI sisteminden otomatik olarak BPC’ye aktarılmasından sonra, yine FI sistemi üzerinde gerçekleştirilen belirli hesaplamalar BPC’ye otomatik olarak aktarılmaktadır (ör: maddi duran varlık hesaplamaları). Kalan düzeltmeler, sistem dışında hesaplandıktan sonra BPC üzerinde,  şirket, dönem, hesap kodu, varsa işlem türü, varsa muhatap şirket ve istenirse düzeltme kaydı tipinde yapılmaktadır. 

Sistem (BPC): VUK verileri, FI sisteminden ya da başka bir sistemden otomatik olarak BPC’ye aktarılmaktadır. Tüm düzeltme ve sınıflama kayıtları, sistem dışında hesaplandıktan/belirlendikten sonra BPC üzerinde şirket, dönem, hesap kodu, varsa işlem türü, varsa muhatap şirket ve istenirse düzeltme/sınıflama kaydı tipinde yapılmaktadır. 

Dönüşüm için bizim odaklanacağımız kısımlar sistem maddeleri olacaktır.

FI DÖNÜŞÜM MEKANİZMASI

FI sistemine uygulama olarak eklediğimiz UFRS paketimiz, 2. defter olarak kurgulanan IF defterinizde matematiksel olarak hesaplanabilen UFRS verilerini otomatik olarak oluşturmanızı sağlar. UFRS paketi, Ticari  borç ve alacakların reeskontu, çek-senet reeskontları, gelirler ve alımların reeskontu, şüpheli alacak karşılıkları, netleştirme, gelir gerçekleşmesi vb. AJE/RJE kayıtlarını oluşturan programlardan oluşmaktadır. Aynı zamanda IF defterindeki dipnotlar için işlem türleri; eliminasyonlar ve raporlamaya ilişkin gösterimler için muhatap şirket yapısı; döviz pozisyonu için orjinal para birimi vb. gibi UFRS ekosisteminde kullanılacak olan yapılar, şirketin talep ve ihtiyaçları doğrultusunda düzenlenebilecek şekilde oluşturulmaktadır. UFRS standartlarının güncellenmesi durumunda, IF paketimizde bulunan hesaplamalar da güncellebilir bir yapıya sahiptir.  

Şekil 2. UFRS Paketimiz

Gereksinimler: 

• Belge türü uyarlamaları; FI sisteminde bazı hesaplamaların belge türlerini referans alması nedeniyle, sistemde belge türü uyarlamalarının yapılması gerekmektedir.
• Muhatap şirket ve işlem türü uyarlamaları; Raporlama, ticari ve finansal eliminasyonlar, mutabakat, sermayenin eliminasyonu gibi ihtiyaçlar sebebiyle muhatap şirket ve işlem türü uyarlamalarının yapılması gerekmektedir. Örneğin; maddi duran varlık dipnotunun otomatik olarak alınabilmesi için giriş, çıkış, değerleme gibi kavramların sistemde fiziklsel bir anaveriyle (işlem türü) tutulması gerekmektedir. Benzer bir durum olarak da, mutabakat matrisinin BPC üzerinde doğru alınabilmesi için muhasebe sistemlerinde verilerin muhatap şirket bazında doğru bir şekilde oluşturulması gerekmektedir. Aynı zamnda bu matrisin elde edilebilmesi için şirketlerin ortak bir hesap planı da kurgulaması gerekmektedir. “Konsolidasyon” ve “Raporlama” kısmında bu konuya değineceğiz.
• Anaveri güncellemeleri
• Açık kalemler muhatap şirket güncellemeleri; bu süreçte mevcut açık kalem belgelerin revize edileceği gibi, istenildiği taktirde açık belgelerin, muhatap şirket transferi ile yeniden yaratılması sağlanmaktadır.
• Diğer;

 

Hesaplamalar:

• Alımların Reeskont Hesaplaması 
• Satışların Reeskont Hesaplaması
• Alacak ve Borç Yaşlandırma
• Gelir Hesaplarının Reeskont Hesaplaması
• Gelir Gerçekleştirmesi 
• Netleştirme
• Yoldaki Mallar
• Şüpheli Alacak Karşılığı Ayrılması
• Ertelenmiş Vergi
• Kıdem ve İzin Karşılığı
• Stok Yaşlandırma
• Diğer RJE kayıtları

Kazanımlar:

• Otomatik hesaplanan UFRS kayıtları (Yukarıda belirttiğimiz hesaplamalara ilişkin hesap türlerinin hesaplanabilecektir)
• Muhatap şirket yapısı (Bu yapı konsolide edilecek gruba göre belirlenmiş muhatap şirket ilişkili/ilişkisiz ayrımı için kullanılacaktır. Eliminasyona, raporlamalarda ilişkili/ilişkisiz ayrımına ve mutabakat raporlarına referans olacaktır.) 
• İşlem türü (Geçmiş dönem ile bu dönem arasında yapılan hareket detaylarına referans olacaktır)
• Manuel kapanış (VUK defteri kapanışından bağımsız kapanış yapabilme kabiliyeti sağlayacaktır) 
• Açılış (Kapanış kayıtlarının açılışa aktarılması sağlanmaktadır. FAGL_TR_02 –FI’da yıl sonu açılış kapanış işlemlerinin yapıldığı alan- ile sadece IF defterine özgü kapanış aktifleştirilmektedir.)
• Döviz pozisyonu (UFRS döviz pozisyonu raporuna referans verilerin oluşturulması sağlanacaktır) 

 

BPC UFRS DÖNÜŞÜM MEKANİZMASI

BPC’de mutabakat farklarını hesaplama, raporlama tarihli döviz bakiyelerinin TL karşığını hesaplama, iş alanlarına/ kar merkezlerine dağıtım yapma; kısacası belge ve şirket kodu para birimli mizanları baz alarak yapılacak olan tüm hesaplamalar yapılabilmektedir –ECC’de kullanılan ABAP yazılım dili BPC’de de kullanılmaktadır-. UFRS dönüşümüne ilişkin hesaplamasal bir mekanizma BPC’de kurgulamıyoruz. Bununla beraber istendiği takdirde, FI’da hesaplanan bazı düzeltme kayıtlarını aktarıp, kalan kayıtların BPC üzerinde düzeltme/sınıflama kaydı olarak manuel atılmasını ya da sistemden sadece VUK verilerini aktardıktan sonra, dönüşümle ilgili tüm düzeltme/sınıflama kayıtlarının BPC’de manuel atılmasını sağlayabiliyoruz. Aynı zamanda bu kayıtlar bir sonraki döneme açılış olarak aktarılmaktadır. 

Gereksinimler: 

• Birden fazla şirketin olması ve bu şirketlerin farklı hesap planları kullanması durumunda ortak hesap planının oluşturulması. 
• Birden fazla şirketin olması ve bu şirketlerin farklı muhatap şirket kodları kullanması durumunda ortak muhatap şirket yapısının oluşturulması. 
• Birden fazla şirketin olması ve bu şirketlerin kullandığı düzeltme ve sınıflama kayıt tiplerinin birbirinden farklı olması durumunda bu kayıt tiplerinin standartlaştırılması. 
• İş alanı ya da kar merkezi bazında raporlama yapılıyorsa VUK mizan kayıtlarının kaynak sistemde bu şekilde oluşturulması.

 

SOLO KONSOLİDASYON ve RAPORLAMA

Konsolidasyon öncesinde Solo UFRS mizanlarının oluşturulması gerekmektedir. Bu bölümü BPC üzerinde “Solo”  ve “Konsolidasyon & Raporlama” olarak iki farklı başlıkta detaylandırmaya çalışacağız. 

BPC (Business Planning and Consolidation) sistemiyle hem bütçenizi, hem Solo ve Konsolide UFRS verilerinizi, hem de karlılık verilerinizi oluşturabilirsiniz. Bu makalede BPC’nin diğer yeteneklerine değinmeden Solo ve Konsolide UFRS yapısını ele almaya devam edeceğiz.

Solo & Raporlama: Şirket kodu, iş alanı veya  kar merkezi bazında mizanların UFRS formatında oluşturulması ve raporlanması.

Konsolidasyon & Raporlama : Oluşan solo mizanlardan eliminasyon tipleri bazında eliminasyonların yapılması, konsolidasyon hesaplamalarının yapılması, konsolide seviyede düzeltme kayıtlarının atılıp konsolide raporun alınması. 

“Dönüşüm” başlığı altında ele aldığımız çözümler neticesinde tüm UFRS mizan kayıtlarının BPC’de oluşmuş olduğunu varsayıyoruz. Bu kısımda odaklanacağımız nokta; finansal olmayan ya da mizanda oluşmayan fakat solo ve konsolide raporlama için gerekli olan tüm verilerin oluşturulmasını sağlamak, validasyonları kurgulamak, konsolidasyon yürütmek ve nihayetinde solo ve konsolide raporlar almak olacaktır. 

Alttaki görsellerde bir iş ortağımız için hazırladığımız, SPK formatında oluşturulan rapor ve bu raporun içindeki verilerin oluşturulabilmesi için izlenmesi gereken adımların sıralandığı iş akış süreci mevcut. Vektora logosu altındaki alanlar rapor parametreleri seçimlerini belirtmekte (Konsolide/Solo, Şirket Kodu/Kar Merkezi/İş Alanı, Dönem, Para birimi, Rakam gösterim tipi, Dil seçimi gibi), sağda sıralanan linklerin her biri ise belirli bir hesaplamayı, belirli raporları veya veri girişlerini açmak için kullanılmaktadır. 

Şekil 3. Solo / Konsolide Raporlama

BPC’nin ön yüzünün Excel üzerindeki bir “add-on” olması sayesinde tüm raporlamalarınız tıpkı Excel’de oluşturduğunuz raporlama görüntüsüne sahiptir.

Şekil 4. Örnek Rapor Sekmesi BL1

Şekil 5. Örnek Mutabakat Matrisi

SOLO & RAPORLAMA

UFRS raporlama için ilk adım dönüşümün gerçekleştirilmesiydi. Dönüşümlerin yapılması için alternatifleri “Dönüşüm” başlığı altında sıralamaya çalıştık. Bu aşamada, UFRS solo mizan bakiyelerinin BPC üzerinde oluşmuş olduğunu varsayıyoruz. FI’da atılamayan ya da atılmayan düzeltme/sınıflama kayıtlarını da BPC’de atabildiğimize değinmiştik. Tüm bu çalışmalar sonucunda, solo mizan verileri BPC’de UFRS formatına dönüşmüş oldu. Mizan dışında kalan ve Solo raporlama için gerekli olan finansal olmayan kısımları da raporlayabilmek adına BPC üzerinde veri giriş ekranları oluşturuyoruz. Bu işlem, verilerin sistem üzerinde depolanmasını sağlıyor.

Diğer sistemlerde tutulan finansal olmayan veriler için BPC ile bu sistemler arasında entegrasyon sağlayıp bu verileri BPC’ye otomatik olarak aktarabiliyoruz. Örneğin; TRM’de tutulan ilgili dönemler arasında alınan kredilerin en yüksek ve en düşük faiz oranları. Böylece solo ve konsolide raporlamalar kısmında geçmiş dönem karşılaştırmaları yaparken sistem üzerinde finansal ve finansal olmayan tüm verileri rapora getirme kabiliyetini elde etmiş oluyoruz.

KONSOLİDASYON & RAPORLAMA

Şirketler, sadece UFRS dönüşümlerine değil raporlamalar için de çok zaman harcamaktadır. BPC ile bu raporları bir kere oluşturduktan sonra dönem, şirket kodu/iş alanı/kar merkezi bazında dipnotlarla beraber tüm raporları otomatik olarak almak mümkündür.

UFRS dönüşümünü ve diğer finansal olmayan verilerin aktarılmasını ya da veri girişi yapılarak oluşturulmasını tamamladık. Şimdi bu verilerin sistem üzerinde konsolide edilmesini ele alacağız. Solo rakamların oluşması sonucunda –farklı para birimlerinde oluşan mizanlar için sistem üzerinde kur dönüşümü yapılmaktadır ve kur farkları ilgili hesaplara yazılmaktadır- konsolidasyon süreçleri başlatılır. Sürecin başında sistemde tanımlamış olduğumuz validasyon çalışmaları yürütülür. Şirketlerin mizanlarında fark olması durumunda, validasyon kuralları ile bu farklar görüntülenebilmektedir.

Bu noktaya kadar açıklamaya çalıştığımız tüm süreçlerin doğru ilerlemesi neticesinde konsolidasyon yürütülerek SPK, EPDK, TFRS formatındaki 30+ dipnotluk raporunuzu ve diğer raporlarınızı; solo, alt konsolide seviyesi ya da üst konsolide seviyesi ya da segment kırılımlı olarak otomatik şekilde elde edebilirsiniz.

Gereksinimler:

• Ortak hesap planının oluşturulması
• Ortak muhatap şirket kodu yapısının oluşturulması
• Hareket tabloları için işlem türlerinin belirlenmesi
• Ortak hesap gruplarının belirlenmesi (ticari bilanço eliminasyonu, diğer bilanço eliminasyonları vb.)
• Ortaklık ve kontrol oranlarının belirlenmesi

 

Eliminasyonlar / Hesaplamalar:

• Ortak hesap grupları muhatap şirket eliminasyonları
• Azınlık Payı/Azınlık Payı Karı hesaplamaları
• Satışlar/SMM Eliminasyonu
• Stok Kar Marjı Eliminasyonu
• Bilanço ve Kar/Zarar Tablosu Eliminasyonu
• Cari Hesaplar Eliminasyonu
• Sermaye, İştirak Eliminasyonu
• Şerefiye Hesaplaması
• Diğer.

 

Kazanımlar

• Merkezi/ tek bir sistemdeki doğrunun tek versiyonu
• Holding şirketlerinde tüm şirketlerin muhasebe kayıtlarının kontrol edilebilmesi (Örneğin; grup içi karşılıklı hesap mutabakatları.)
• Şirket kodu bazında atılan tüm düzeltme kayıtlarının izlenebilmesi
• Solo verilerin oluşması sonucunda -şirket sayısına ve veri hacmine göre değişmekle beraber- en fazla 10 dakikalık bir sürede otomatik konsolide rakamların oluşturulması.
• Birden çok sektörlü holdingler için sektörsel raporlama ya da segmentsel raporlamaların otomatik olarak oluşması. Ek bir sisteme ve yeni geliştirmelere ihtiyaç duymadan basit tanımalamalarla konsolide edilecek şirket detaylarının çeşitlenebilmesi (Örneğin; tekstil grubu, enerji grubu ve holding bünyesinde grup tanımlamaları yapılarak farklı konsolidasyon alt grupları ve raporlamaları yapılabilir.)
• Depolanabilir konsolide veriler sayesinde Excel’leri birleştirmekle harcanan zamanının ortadan kaldırılması
• İstenen dönemlerin birbirleriyle karşılaştırılabilmesi
• İlgili tüm verilerin sistem üzerinde tutulması sayesinde çeşitli raporlamaların sistem üzerinde kullanıcılar tarafından (ad-hoc olarak) da yapılabilmesi.
• Örnek raporlar;
  • SPK UFRS Solo / Konsolide Raporu (Bilanço, K/Z, Nakit Akım, 30+ dipnot)
  • Yönetim Raporlamaları
  • Performans Raporlamaları
  • Mutabakat VUK/UFRS Raporlamaları
  • Döviz Pozisyonu raporları
  • Dipnotlarda bulunan hareket tabloları
  • Validasyon tabloları
  • WTB Raporu
  • AJE/ RJE raporlamaları
  • Diğer