SAP SuccessFactors Ücret Yönetimi
1. SAP SuccessFactors Ücret Yönetimi Genel Bilgiler
SAP SuccessFactors Ücret Yönetimi, yöneticiler için ücret planlamasını standartlaştırmak amacıyla tasarlanmış bir sistemdir. Bu modül, ücret yöneticileri ve İnsan Kaynakları uzmanlarının bütçe doğruluğunu önemli ölçüde artırmalarına, olası riskleri azaltmalarına ve çalışanlara yapılacak ödemeleri gerçek iş sonuçlarına bağlamalarına yardımcı olur.
Avantajları:
Temel ödeme, ek ödeme, uzun dönemli teşvik vb. planlar modellenerek, işletme stratejisi ve rekabetçi ödemeler arasında ideal denge kurulur.
Bütçe dağılımı çalışan performansına göre ayarlanır.
Değişen kurumsal ihtiyaçlara ve stratejik hedeflere göre ücretlendirme programları oluşturulur.
Kurum, takım veya bireysel hedeflerin gerçekleştirilmesine bağlı olarak ödenen primler sayesinde çalışanlar daha iyi performans sergilemeleri için teşvik edilir.
Uyarlanabilir iş akışı süreçleri, onay kuralları ve süreç verimliliğini artıran raporlar sayesinde riskler azaltılır.
Şirket genelinde bütçe kullanımı incelenebilir, ücretlendirme metriklerine ve ilgili çalışan verilerine kolay ulaşım sayesinde karar alma mekanizmaları geliştirilebilir.
Uyarlanabilir, kişiye özel ücretlendirme planlarıyla çalışanlar ödüllendirilebilir.
Çalışanlar hak ettikleri prim/ek ödeme planlarından haberdar olurlar.
Ödül ve takdir araçları kullanılarak çalışanların başarıları ödüllendirilir.
Çalışan performansları ve ödüller arasındaki bağlantı kurularak adil ve objektif ücretlendirme kararları verilir. Ücret Yönetimi modülü, kurumda “performansa dayalı ödeme” kültürü oluşturmada etkili bir çözümdür.
2. Diğer Sistemlerle Entegrasyon
2.1. SAP SuccessFactors Değişken Ödeme
Bu ürün, SAP SuccessFactors Ücretlendirme lisans paketinin bir parçasıdır. Prim planlama çözümüdür ve ücretlendirme modülüyle benzer şekilde şablon tabanlıdır. Ücretlendirme modülünden farklı olarak uyarlanır. Ücretlendirme modülü ile aynı arayüzü kullanır; ancak prim uyarlamalarında kullanılan araçlar, maaş veya hisse senedi planlaması için kullanılan araçlardan farklıdır. Toplam Ücretlendirme Planı, aynı şablon üzerinde hem ücretlendirmeyi, hem de değişken ödemeyi yönetmek için kullanılabilmektedir.
2.2. SAP SuccessFactors Performans Yönetimi
Ücretlendirme ve Değişken Ödeme modülleri, Performans Yönetimi modülünden hedefleri ve değerlendirmeleri alıp, ücret formlarında gösterebilmektedir.
2.3. SAP SuccessFactors Çalışan Merkezi Olmayan Kişi Profili
SAP SuccessFactors Ücretlendirme modülü, çalışanlara özel verileri depolamaz. Çalışan verileri İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi’nde (HRIS) saklanır. HRIS'ten gelen veriler, UDF denilen bir CSV dosyası kullanılarak manuel veya otomatik olarak yüklenebilir. UDF, Kişi Profili kısmındaki uyarlanmış alanları doldurmak için kullanılır. SAP SuccessFactors Ücretlendirme modülü, planlama amacıyla HRIS'ten çalışan verilerini alır. Maaş ve hisse senedi planlamasının tamamlanmasının ardından, yeni ücret verileri harici HRIS'e geri gönderilir.
2.4. SAP SuccessFactors Çalışan Merkezi ile Kişi Profili
Müşterinin HRIS'i SuccessFactors Çalışan Merkezi ise, UDF dosyasını içe veya dışa aktarmaya gerek yoktur. Ücret planlaması amacıyla, doğrudan Çalışan Merkezi verileri ücret formlarıyla eşlenebilir. Maaş planlamasının tamamlanmasının ardından yeni ücret verileri Çalışan Merkezi’ne geri gönderilir.
3. Ücretlendirme Döngüsü
Bir ücret döngüsü temel olarak şunları kapsar:
İlk olarak bir sonraki ücretlendirme döngüsünün gereksinimleri, yapılması gereken değişiklikler ve bir sonraki döngüye katkı sağlaması istenen parametreler gözden geçirilir.
Süreçte ne gibi değişiklikler varsa bunlar belirlenir.
Test ortamı için uyarlamalar yapılır.
Ücret planı başlatılır. Bu aşamada ücret formu, onay sürecine tâbi tutulmak üzere ücret planlayıcılarına gönderilir.
Ücret planlayıcıları, ücret formları üzerinde çalışır. Maaş ve varsa hisse senedi sayfalarına öneriler girerler, yol haritasında kendi adımlarını onaylayıp, ücret formunu bir sonraki planlayıcının onayına sunarlar.
Son planlayıcının formu onaylamasının ardından onay süreci tamamlanır. Ücret adminleri, tamamlanmış ücret formlarındaki çalışanlar için ücret bildirimleri oluştururlar.
Çalışanların, yapılan değişikliklerden haberdar edilmesi için mail yoluyla bildirim yapılır.
3.1. Form Uyarlamaları
SuccessFactors Ücretlendirme çözümü yardımıyla ücret adminleri, bir onay akışına bağlı olarak ücretlendirme döngüsü kurgulayabilirler.
3.1.1. Ücretlendirme Ana Sayfası
Ücret adminleri tarafından form konfigürasyonlarının ve düzenlemelerinin yapıldığı sayfadır.
Yeni ücret planları, oluşturulmak istenen plan türüne göre var olan ücret planlarından kolay bir şekilde kopyalanıp, ücret yöneticilerine gönderilmek üzere hazırlanabilir.
Tüm ücret planlarını etkileyecek lookup tabloları, para birimi dönüşüm oranları, ücret skalaları ve daha fazla ayar bu sayfadan kolaylıkla yapılabilir.
3.1.2. Çalışma Tasarım Sayfası
Ücret adminleri, belirli bir grup çalışanın ücret planlamasının yapılması için ücret planlayıcısına ücret formlarını yönlendirirler. Ancak öncesinde form içeriğinin, ihtiyacı karşılayacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Form içerikleri, tamamen konfigüre edilebilir alanlardan oluşmaktadır.
3.1.3. Yönergeler
Ücret planlayıcıları formlar üzerinde çalışırken, belirli sınır değerleri göz önünde bulundurarak ücret girdilerini yapmalılardır. Bu amaçla ücret adminleri tarafından performans derecesi ve karşılaştırma oranı gibi parametreler baz alınarak, sistem üzerinde kolayca bir kontrol mekanizması kurgulanabilir.
Ücret planlayıcılarının, ücret adminleri tarafından önceden tanımlanmış aralık değerleri dışında değer girmeleri tamamen engellenebilir veya ücret planlayıcılarının böyle bir değer girmeleri halinde bir yorum yazıp, sürece bu şekilde devam etmeleri sağlanabilir.
3.1.4. Hiyerarşiler
Ücret adminleri, ücretlendirme döngüsündeki ücret planlayıcılarını belirlemek için sistemde bir hiyerarşi tanımlayabilirler. Sistemde bunu gerçekleştirmenin 3 yolu bulunmaktadır:
Standart hiyerarşi kullanılırsa, her çalışanın 1. yöneticisi, aynı zamanda ücret planlayıcısı olur.
Toplamalı hiyerarşi kullanılırsa, farklı seviyelerde bulunan çalışanlar için ücret planlayıcısı, 1. yöneticilerinden daha üst seviyedeki bir yönetici olabilir.
Ücret yöneticisi hiyerarşisi kullanılırsa, çalışanların ücret planlayıcısı, kendi üst yöneticilerinden biri olmak zorunda değildir. Organizasyon şemasının farklı bir yerinde yer alan bir çalışan, ücret planlayıcısı olarak atanabilir.
3.2. Form Başlatma
Genel olarak ücret planı başlangıç / bitiş tarihi, onay süreci (yol haritası mekanizması), görünüm ayarları, form içerik tasarımı, bütçe ve yönerge ayarlamaları ve hiyerarşik düzende planlamacılar tanımlandıktan sonra, ücret adminleri tarafından form başlatılır. Başlatılan forma bir isim verilir, formun başlangıç / bitiş ve tamamlanması gereken tarih bilgisi girilir. Formun hangi ücret planlayıcıları için başlatılacağı seçildikten sonra plan başlatılır.
Ücret planlamacılarına yönlendirilen form, ana sayfalarında Ücret Planla portleti içerisinde görüntülenebilir. İlgili formlara bu kutucuktan kolayca ulaşılabilir.
3.3. Ücretlendirme Çalışma Sayfası
Ücret adminleri tarafından başlatılan form, yol haritasında yer alan ilk ücret planlamacısına gönderilir. Ücret planlayıcısı, ücret girdilerini kendisine yönlendirilen form üzerine işler.
Formda yer alan çalışanların üzerine tıklayarak, çalışanların Ücretlendirme Profili’ne ulaşılabilir. Ücretlendirme Profili, çalışanların geçmiş ücret verilerini görüntülemek amacıyla kullanılabilir.
Bu kısımda çalışanlara ilişkin şu bilgiler yer alır:
Çalışan özet verileri
Ücretlendirme geçmişi
Maaş konumlandırması
Öneriler
Eğer Ücretlendirme modülüyle birlikte Değişken Ödeme modülü de kullanılıyorsa, çalışanlara yapılacak prim ödemelerine ilişkin detay bilgilerin, işletme ve bireysel performansa göre nasıl şekillendiği görüntülenebilir.
Ücret planlayıcısının form üzerinde çalışmasını tamamlamasının ardından form, yol haritasında yer alan bir sonraki onaycıya gönderilir. Bu süreç tamamen otomatikleştirilmiş olup, farklı form yapıları için farklı varyasyonlar olacak şekilde kurgulanabilir.
3.4. Ücret Bildirimleri
Tüm planlamacıların, yol haritasındaki sıraya göre form üzerinde çalışıp adımları onaylamalarının ardından süreç tamamlanmış olur.
Döngünün tamamlanmasının ardından, çalışanlara gönderilecek ücret bildirimleri oluşturabilir. Tamamlanmış formlarda yer alan çalışanların ücret bildirimleri, Çalışan Profili sayfalarına kolayca yollanabilir. Bu sayede çalışanların ücret planlaması süreci sonunda kendi ücret düzenlemelerinden haberdar olmaları sağlanır.
Ücret bildirimlerinin yapılmasının ardından, çalışanlar kendi profillerinden ücret bildirimlerine erişebilirler. Aşağıdaki görselde kırmızıyla belirtilen standart ücret bildirimi; maviyle gösterilen ise kişisel birleşik bildirimdir.
3.4.1. Standart Ücret Bildirimi
Standart ücret bildirim taslağı içerisindeki metin alanları düzenlenebilir. Çalışan profilinde Ücret Bildirimi seçeneğinin altında görüntülenir. İçerik mail formatındadır. Form içeriğinde yer alan ücretlendirme oranı, zam oranı, toplam artış miktarı vb. bilgiler, bu bildiri içerisinde özet şeklinde yer almaktadır.
3.4.2. Kişisel Birleşik Bildirim
Toplam ücret bildiriminde çalışanlar, sistemde var olan ücret bildirimi şablonuna göre, ilgili ücret bildiriminin ayrıntılarına rahatlıkla erişebilirler. Bu ücret bildirim türü, ücretlendirme ve değişken ödeme formlarının aynı dönemi kapsayacak şekilde yürütülmesi sonucu oluşturulabilir. Çalışanlar bu bildirim türüne, Kişisel Birleşik Bildirim seçeneği altından erişebilirler.
3.4.3. Mail Bildirimi
Çalışanların, SuccessFactors üzerinden ücret bildirimlerine erişmeleri için oluşturulan link, e-mail olarak yollanabilmektedir.
