360° Performans ve Geri Bildirim Sürecinin Etkisini Artıran Yeni Uygulamalar
2016 Şubat Ayında hem HR Dergi hem de LinkedIn üzerinde yayınladığım “Performans Yönetimine Yepyeni Bir Yaklaşım” HR Dergi 2016 başlıklı yazımda, günümüzde artık yıllık bazda uygulanan geleneksel performans sistemlerinin değil, özellikle gelişime odaklı “Çevik Performans Yönetim Sisteminin” etkin olarak hayata geçirilmesi gerektiğinden bahsetmiştim. Zira yıllık bazda yapılan değerlendirmelerin çağımız koşullarında iş ihtiyaçlarına çok da cevap vermediğini, yıllar öncesinde deneyimlemiş ve gelecek yeniliklere odaklanmıştım.
Bu yazıda sadece yeni uygulama metotlarından değil, aynı zamanda uzun uğraşlar sonucunda oluşturduğumuz bulut mimaride çalışan bir Performans Değerlendirme Sistemi Platformunu aktaracağım.
Bilindiği gibi; 360° Performans ve Geri Bildirim uygulaması; çalışan performansının değerlendirmesinin iki perspektifinden birisi olan, “Nasıl davranırsam yüksek performansı yakalarım?” sorusunun masaya yatırıldığı bir çözüm... Performans değerlendirme sisteminin diğer prensibi ise; çalışanın “Benim şirket içindeki rolüm nedir ve ben ne yaparsam şirketin iş sonuçlarına ve stratejilerine katkıda bulunurum?” sorusunun cevaplandığı Çevik Performans Göstergeleri (API’s) Yönetim Sistemi uygulamasıdır.
Organizasyon yapılarının 1980’li yılların ortalarından itibaren önemli bir değişim göstermesiyle; 360° Performans ve Geri Bildirim Sistemi, iş yaşamının ihtiyaçlarını çok daha destekler hale geldi ve kullanımı arttı. Söz konusu bu yapısal değişimleri genel hatları aşağıda şöyle özetleyebiliriz;
Yöneticinin Kontrol Alanının Genişlemesi
Geçmiş dönemlerde standart bir yöneticinin ortalama3-9 kişiyi yönettiği gözlenirken, günümüzde bu sayının interaktif çalışmanın artmasından dolayı çoğunlukla 70 ve daha fazla sayılara ulaştığını görebiliyoruz. Dolayısıyla, sadece tek bir yöneticiye bağlı klasik değerlendirme sistemi artık eski pratikliğini kaybetti diyebiliriz. Zira kendisine çok fazla sayıda raporlayanı olan yöneticilerin, tüm çalışanlarının performanslarına detayları ile hakim olmaları ve geribildirimde bulunmaları gittikçe zorlaşmaktadır.
Bilgi İşçileri Çağı
Günümüz koşullarında yöneticinin; teknik bilginin bu kadar derinleştiği ve ayrıştığı bir dönemde, çalışanlarının performansını detayları ile değerlendirecek bilgi ve uzmanlıkta olması gittikçe güçleşmektedir. Dolayısıyla sadece yönetici değerlendirmesi dışında başka kaynaklara da başvurulması zorunlu hale gelmiştir.
Matris Yapılar ve Proje Yönetimi
Çağımızın hızlı ve esnek olma gereksinimlerine cevap vermek için, insan kaynaklarının fonksiyonlar arasında çeviklikle yönlendirilmesi gerekiyor. Bu ihtiyaç doğrultusunda; kurumların çoğunda çalışanların artık matris yapıda ya da proje yönetimi yapısında çalıştıklarını görüyoruz. Ayrıca takım çalışması ile liderliğin daha fazla tabana yayılması sağlanıyor. Günümüzde başarının çevik olmaktan geçtiğini bilmek yetmiyor, uygulamak bir gereklilik ve hatta ayrıcalık haline geliyor.
Bu yapısal değişiklikler doğrultusunda organizasyonlar artık çoklu değerleme sistemlerini bünyelerine adapte etme ihtiyacı duyuyorlar. Ayrıca gelişime odaklı çevik değerlendirme süreçlerinin yegâne çözüm haline geldiği günümüzde, yetkinlikleri mükemmel şekilde kullanabilen organizasyonların, diğerlerine göre 4 kat daha fazla performans odaklı bir kurum kültürü geliştirdiklerini görüyoruz. Aşağıda da belirttiğim gibi; ortak para birimi gibi net ve anlaşılır dille tanımlanmış yetkinlik ve buna bağlı tutum/davranış setlerinin doğru kullanımı, kurumun adil ve ortak akıl ile yönetilmesine büyük ölçüde katkı sağlıyor.
360° Performans ve Geri Bildirim Sistemini çalıştığım ve hizmet verdiğim kurumlarda birçok kez deneyimleme fırsatı buldum. Edindiğim tecrübelere göre; puanlama esnasında kasıtlı olarak değerlendirileni olumlu/olumsuz yönde etkileme eğilimi ya da düşük vererek birinin kariyeri ile oynamayayım kaygısı ile hareket edildiğini gözlemledim. Ayrıca, sistemi çok önemsemediğinden ve sadece “yapmış olmak için” sürekli aynı notları veren çalışan eğilimlerine de şahit oldum. Bu unsurlar, verinin detaylı analiz edilmesini ve normalleştirilmesini gerektirdi. Diğer bir konu ise, birden fazla kişiyi arka arkaya değerlendirirken, ilk değerlendirilenlerin olması gerekenden iyi ya da olması gerekenden kötü değerlendirilmesiydi. Sayısal normalizasyon, birkaç örneklemden sonra olgunlaşmaya başlarken, öncekiler üzerindeki sapma maalesef etkili oluyordu.
Bu gibi sapmalardan dolayı, sistemin doğru bilgiyi ve gerçeği ortaya çıkarmadığını ve etkin olmadığı inancının da yaygınlaştığını gözlemledim. Bu esnada global İK literatüründe de reyting sisteminin kaldırılması yönünde bir eğilim olduğu konusunda birçok yazı, makale yayınlanmaya başlandı. Gartner’ın araştırmasına göre (*); İK yöneticilerinin %49'u, performans yönetim sistemlerinden tümüyle performans notlarını ya tamamen kaldırmışlardı ya da kaldırmayı düşünüyorlardı. Ancak bu kararın çok da hafife alınacak bir karar olmayıp radikal bir dönüşüm olduğunu ve mevcut sistemin hangi sistem ile değiştirileceğine çok dikkat edilmesi gerektiğinin altını çizmek isterim.
Chris Pashe, Business Insider sitesinde yer alan yazısında; en son yapılan araştırmaların reyting sisteminin kaldırılmasının şirketlerin yüksek performans gösteren çalışanlarının üretkenliğini %28 oranında düşürdüğünü ortaya koyduğunu belirtmektedir. (**)
Harvard Business Review aynı şekilde; Deloitte, PwC gibi şirketlerin sayısal not verme sistemini kaldırmayı deneseler de sonrasında bu karardan – daha yeni ve geliştirilmiş metotlar ile, dönüldüğünü rapor etmiştir. Yüksek skorlar elde etmek, çalışanların üzerinde motive edici bir etkiye sahip olduğundan dolayı, reytinge bağlı değerlendirme sistemi çok da göz ardı edilmemelidir. Ancak iyileştirilmesi gerektiği de tecrübelerimiz ile çok netti.
Executas olarak, Vektora ile ortaklaşa uzun soluklu çalışmalarımız ve analizlerimiz sonucunda, 360° Performans ve Geri Bildirim Sürecinde uyguladığımız reyting sisteminin iyileştirilmesine ve sürece dahil olan tüm yönetici ve çalışanlardan mümkün olduğunca gerçek ve doğru bilginin alınabilmesi adına bulutta çalışan İK Platformumuzda (Feedforward) bazı yenilikleri hayata geçirdik;
- Çalışanının tutumuna sayısal bir not verilmeyip, kurumun ortak para birimi gibi kabul gören nitelikte, net ve açık tanımlanmış – çalışan tutum/davranış setinden seçim yapılıyor;
Öncesinde uyguladığımız reytinglerde, kimi zaman tek bir yetkinlikte gösterilecek en iyi davranışa belli bir skala üzerinden puan verilir, ya da farklı davranış seviyeleri puanlanırdı. Ancak uygulamalar esnasında gördük ki, “sayısal not verirken” objektiflik kaybolabiliyor ve not algısı bazen içeriğin önüne geçebiliyor. Bu nedenle gözle görünen puanlama sistemi olan reytingi tamamen ortadan kaldırdık. Bunun yerine; önce kurum içinde yöneticiler ve tüm çalışanlar tarafından ortak para birimi gibi, net ve aynı şekilde anlaşılan yetkinlikleri ve buna bağlı tutum/davranışları tanımladık. Ardından da değerlendirenin, diğerinde en fazla gözlemlediği tutum ve davranışı seçmesini sağladık.
- Sistemin arka planında çalışan algoritma değerlendiren tarafından bilinmiyor;
Her davranış seçildiğinde arka planda bir algoritma çalışıyor. Bu algoritma sayesinde tıklanan unsurlar ampirik verilere dönüştürülüyor. Bu sayede bireysel ve kurumun yönetim raporlarını üreterek sonuçları analiz etme şansını elde ediyoruz. Bu raporlarda değerlendiren, psikolojik olarak not verme algısından uzaklaşmış ve kanaate dayalı tercihlerini ortaya koymuş oluyor.
- Beklenen tutum ve davranışlara yönelik soru setleri kıdem bazında dinamik olarak değişiyor;
Geliştirmiş olduğumuz bu sistem sayesinde, aynı yetkinlik altında beklenen tutum ve davranışların unvan bazında dinamik olarak değişmesini sağladık. Spesifik bir yetkinlik altında yeni bir çalışan ile kıdemli çalışan ya da yöneticiden beklediklerimizi ayrıştırdık. Örneğin; İcraat ve Başarı Odaklılık yetkinliğinde yeni bir çalışan için “Gelişme ve iyileştirme önerilerini kabul eder ve uygular. Önerilere, öğrenmeye açıktır. Gelişmek için aktif yöntemler arar.” tanımını yaparken, kıdemli bir çalışan için; “İş bilgisi ve becerilerinin güncel olmasını sağlamak için başkalarına ilham verir. Diğerlerine, gelişim için uygulama ve öğrenme fırsatları sağlar. İnsan geliştirmeyi bir öncelik haline getirir.” tanımını yaptık. Dolayısıyla unvan bazında iş olgunluğu ve sorumluluk kapsamına göre davranış/tutum gerekliliklerini de ayrıştırmış olduk.
- Değerlendiren; değerlendirilenin tercih ettiği tutum/davranışı her seferinde dikkatle okuyarak ve üzerinde düşünerek karar veriyor;
Daha önce de belirttiğim gibi; değerlendirmeyi hızlı tamamlamak için her unsura -örneğin 5 üzerinden hızlı bir şekilde 3 verme eğilimine rastlayabiliyoruz. Buna benzer belli bir not verme rotasının oluşmasını önlemek adına, sisteme her yeni girildiğinde seçilecek tutum/davranış setinin karışık gelmesini sağladık. Bu sayede, bir rota üzerinde şartlanarak otomatiğe bağlı tıklama eğiliminin önüne geçmiş ve bununla ilgili arka planda oluşabilecek anomalileri, sapmaları kendiliğinden ve önemli ölçüde azaltmış olduk.
Geliştirdiğimiz sistemi 2018 yılının başında Vektora Bilişim Teknolojileri bünyesinde uyguladık. Sürecin sonunda, arka planda akıllı derecelendirmenin sağlanmış ve cevapların güvenirliğinin artmış olduğunu gördük.
Tüm 360° Performans Değerlendirme ve Geri Bildirim süreci tamamlandığında; elde ettiğimiz sonuçların kendiliğinden normal dağıldığını ve sistemin kurumsal yetenek matrisini gerçeğe çok yakın çıkardığını tespit ettik.
Bu verilere dayanarak üretilen yönetim raporları ile; şirket bazında, departman bazında, unvan bazında vs. şirketin güçlü ve gelişmesi gereken temel yetkinliklerine ilişkin resmi net olarak ortaya çıkarmış olduk. Kavramsal Tasarımı Executas tarafında geliştirilen bu sistemin yazılımı Vektora bünyesinde yapıldı. Sistemin adını ise birlikte Feedforward olarak belirledik.
Bulutta geliştirilen bu uygulama ile her şirketin, istenilen sıklıkta ve periyotta kendi 360° mimarisini oluşturmasını ve bizlerin tecrübe ile sabitlediğimiz en doğru sonuçları almasını hedefledik. Bu uygulama sayesinde, herhangi bir çalışanın ya da bir grup çalışanın, herhangi bir zaman diliminde, kişiye/gruba özel uyarlanmış temel yetkinlik ve buna bağlı davranış/tutum setleri ile değerlendirilmesi mümkün olacaktır. Söz konusu seçimleri kullanıcılar sistemde bulunan veri tabanından rahatlıkla “sürükle bırak” yöntemi ile seçebilecek, / gerektiği durumlarda yöneticilerine onaylatıp kullanıcılara mail atarak değerlendirme sürecini başlatabileceklerdir. Ayrıca mobil üzerinde geliştirilecek bir uygulama ile; yöneticileri tarafından çalışan ile ilgili anlık düşünce ve kanaat notlarının “Çalışan Kanaat/Yorum Veri Tabanına” işlenmesini ve geribildirim verme sürecinde kullanılması olanağını da sağlayacağız.
Şu ana kadar geliştirdiğimiz ve geliştirmekte olduğumuz tüm uygulamaların, “Agile Performance Management System /Çevik Performans Sistemi”nin lokalizasyonu ve ülkemizde yaygın hale gelmesine öncülük edeceğine inanıyoruz.
Bunlara ek olarak Feedforward sisteminin içerisinde; Çevik Performans Göstergeleri (API’s) Yönetim Sistemi, Mentor & Menti Değerlendirme Süreci ve Proje Bazlı Performans Sisteminin sonuçları da, tüm performans değerlendirme sürecine dahil ediliyor. Detayları bir sonraki yazımda sizlerle paylaşacağım.
Tülay DÖNMEZ | Owner & CEO - Executas
