Enda Enerji Holding SAP S/4HANA Projesi Başarı Hikayesi

Öncelikle kısaca sizi tanıyabilir miyiz?

YALÇIN KAYA AYDIN: Ben Yalçın Kaya Aydın, Enda Enerji Holding’de 2016 yılından bu yana, İç Denetim departmanında çalışıyorum .2016 yılının ortalarına doğru SAP Projesi fikir olarak filizlendiğinde, aynı zamanda SAP Projesinin yöneticiliğini yapmaya başladım. Bu anlamda Enda Enerji Holding’in tüm iç denetim süreçlerini ve SAP Projesinin tüm faaliyetlerini yürütmekteyim.

Enda Enerji Holding’den kısaca bahsedebilir misiniz?

YALÇIN KAYA AYDIN: Enda Enerji Holding, 100’ü aşkın Egeli sanayicinin bir araya gelerek kurduğu bir firma. Şirket olarak elektrik üretimi ve satışı gerçekleştiriyoruz.  Ege ve Akdeniz Bölgesinde toplamda 5 adet Rüzgar Santrali, 4 adet Hidroelektrik Santrali, 1 adet Jeotermal Santral ve 1 adet de Doğalgaz Kombine Çevrim Santralimiz yer alıyor. Tüm santrallerimizin yıllık ortalama elektrik üretim hacmi ise 180 MW’lar mertebesinde.

Bildiğimiz kadarıyla enerji sektöründeki ilk SAP S/4 HANA Projesi Enda Enerji Holding’e ait. Bu konudan biraz bahsedebilir misiniz?

YALÇIN KAYA AYDIN: Elektrik üretim faaliyeti yürüten şirketler içerisinde ilk defa SAP uygulayan şirket Enda Enerji Holding olarak biziz.  Fakat dağıtım tarafında SAP uygulamaları kullanan farklı şirketler mevcut. Ancak gerçekten enerji üretimi yapan şirketleri düşündüğümüzde ilk SAP S/4 HANA projesini hayata geçiren firmanın, Enda Enerji olduğunu rahatlıkla söyleyebilirim.

SAP S/4 HANA Projesini Hayata Geçirmeye Nasıl Karar Verdiniz?

YALÇIN KAYA AYDIN: Enda Enerji Holding mevcut yapısında sadece bir muhasebe programı kullanarak ilerliyordu ve diğer departmanlarda herhangi bir program kullanılmıyordu. Süreçler manuel olarak mailler ve excel tabloları üzerinden yürütülüyordu ve bu noktada muhasebe departmanımız dışında herhangi bir departmandan hızlı ve etkin bir rapor alamıyorduk. Özellikle iç denetim departmanının kurulması ve faaliyete başlamasıyla birlikte pek çok farklı ihtiyacımız olduğu da gün yüzüne çıktı.

Aslında bizim temel amacımız, ERP projesi ile birlikte, anlık olarak üretim verilerini takip edebileceğimiz SCADA Projesini de başlatmak ve ERP sistemimizin farklı sistemlerle de entegre olmasını sağlamaktı. Bu noktada bize ancak SAP’nin doğru cevap vereceğini biliyorduk ve seçimimizi kolaylıkla yaptık. Rahat bir şekilde karar verdik. Bizim için aslında zorlu süreç, SAP kurulumu ve danışmalığını yapacak olan partner firmayı seçmekti.  Bu çerçevede 2016 yılının başında SAP Projesi ile ilgili sürecin startını verdik ve yaklaşık 6 ay SAP Türkiye ve SAP Partnerleri ile görüşmeler yaptık. 2016 yılını sonunda ise Vektora ile el sıkışarak, 2017 yılının başında aktif olarak çalışmalarımızı başlattık.

Enda Enerji Holding Yönetim Kurulu Başkanı CEM BAKİOĞLU, diğer bir şirketi olan Bakioğlu Holding’de bir SAP Projesi hayata geçirmişti, bu nedenle kendisinde zaten SAP projesi ile ilgili bir bilgi birikimi vardı. Bu da bizim için önemli bir referans oldu.

VEKTORA’yı Çözüm Ortağı Olarak Seçmenizdeki Temel Sebepler Neler Oldu ?

YALÇIN KAYA AYDIN: Bizim için enerji sektörü tecrübesi çok önemliydi. 10’a yakın SAP Partneriyle görüştük fakat enerji sektörüne ait tecrübesi olan firmaların da, aslında sadece ilgili projenin bir bölümüne dahil olduklarını gördük. Bu süreçte Vektora’nın kadrosunda yer alan danışmanların, enerji sektöründe ciddi bir deneyimi olduğunu gözlemledik ve bu tecrübeden faydalanmak istedik. Amacımız, özellikle üretim ve bakım modülünde enerji sektörüne yönelik yapılacak çalışmalarla bize artı değer katabilecek bir şirketle ilerlemekti. Vektora’yı bizim için diğer danışmanlık firmalarından ayıran en temel konu, enerji sektöründeki yetenek ve kabiliyetiydi. Bu anlamda Vektora ile bir iş birliği yapmak bizim için doğru bir karar oldu.

SAP Projesini Hayat Geçirmenizin Ardından, İş Süreçlerinizde Ne Gibi Değişiklikler Yaşandı?

YALÇIN KAYA AYDIN: Bu noktada sizlere biraz enerji sektörünün genel yapısından bahsetmek istiyorum. Örnek vermek gerekirse enerji sektöründe üretimler anlık olarak değişkenlik gösterebiliyor. Sizin ürettiğiniz değer ile kurumun açıkladığı değer arasında farklılıklar olabiliyor. Siz ürettiğinizi not ediyorsunuz akabinde kurum onu farklı açıklayabiliyor. ERP projesinin ardından Enda Enerji olarak biz artık tek bir raporda bu süreçleri toparladık. Şu anda hangi santralin, ne kadar üretim yaptığını tüm birimlerimiz tek bir rakam olarak kolaylıkla görebiliyor.  Biz üretim modülü ile alakalı en büyük avantajı, Scada projesini de devreye aldığımızda sağlayacağız. Bu projeyi de yine Vektora ile yürütüyoruz.

Diğer bir yandan elektrik piyasasını takip etmek amacıyla, bazı kurumlara anlık üretim değerlerini vermek durumdayız. Bu anlamda pek çok kurumla bu entegrasyonu sağlamış durumdayız.

Yine projesini Vektora ile yürüttüğümüz Scada sistemimizde, pek çok veri mevcut. Biz bunlardan kritik olanları excele kayıt ediyoruz. Bizim Vektora’dan en temel talebimiz; Scada Sistemimizdeki tüm verileri almak, bunları ERP sistemine getirmek ve kullanmaktı. Bugün geldiğimiz noktaya baktığımızda, tüm verilerin SAP sistemine akmasını sağlamış durumdayız.

Proje kapsamında kaç kullanıcınız bulunuyor ?

Enda Enerji Holding bünyesinde 120’ye yakın çalışan bulunuyor. Operatör kullanıcılarımıza aslında ortak bir kullanıcı tahsis etmek suretiyle yaklaşık 60 kişilik bir kullanıcı sayımız söz konusu.

SAP Projesine Başlayacak Bir Şirket, Özellikle Danışmanlık Firmasını Seçerken Nelere Dikkat Etmeli?

YALÇIN KAYA AYDIN: Türkiye’deki SAP Partnerleriyle görüştüğünüzde aslında pek çoğu ihtiyacınıza yönelik olumlu cevaplar veriyor. Herkes kendi referanslarını kendi kadrolarını bir şekilde sunuyor. Ama bunun biraz daha detayına inmek gerekiyor. Özellikle, içerideki kadronun sektör tecrübesinin olup olmadığı çok önemli.  Bu durum aslında analiz çalışmalarında kendini gösteriyor.

Bize bu süreçte pek çok firma enerji sektörüne özgü referanslar gösterdi fakat Vektora dışında hiçbirinin uçtan uca projeler yapmadığını sadece belli başı modüller kapsamında hizmet verdiklerini gördük.  Bu anlamda gerçekten tüm modülleri uçtan uca tasarlamış bir firma seçmenin önemi çok yüksek. Vektora hem çok büyük grupların uçtan uca dönüşümünü yapmış özellikle enerji sektörünü içinde barındıran holdinglerin de çalışmalarını gerçekleştirmiş bir firmaydı.

Bunlara ek olarak, danışmanlık kadrosu olarak herkes sisteme bir şekilde tecrübeli danışmanları sevk edeceğini beyan ediyor. Biz Vektora ile yaptığımız çalışmalarda, hangi danışmanlarla başladıysak yola onunla devam ettik. Bu da aslında karşılıklı olarak proje kapsamında gerçekleştirdiğimiz bir başarıdır. 

Vektora’nın büyük desteği sayesinde, Enda Enerji Holding olarak ERP geçiş sürecinde iş akışını hiç durdurmadan ve herhangi bir aksaklık yaşamadan tamamladık.  Projenin 1 Ağustos 2017 tarihinde canlıya geçmesini ön görmüştük ve bir günlük bir sapma bile yaşamadan 1 Ağustos 2017 tarihinde canlıya geçişimizi tamamladık.

Canlıya Geçiş Sürecinden Biraz Bahsedebilir misiniz?

YALÇIN KAYA AYDIN: Canlıya geçiş sürecinde aslında pek çok tereddüdümüz vardı, hatta gün geldikçe 1 ay ertelesek mi 2 ay ertelesek mi diye kendi içimizde tartışmalar da yaşadık. Bu noktada Vektora ile bir toplantı yaptık ve canlıya geçişimizi 1 Ağustos yerine Eylül ya da Ekim gibi yapmayı önerdik. Fakat Vektora ekibi gerekçelerini de sunarak canlıya geçişi zamanında yapabileceğimiz konusunda bizi ikna ettiler. Biz de kendilerine güvendik ve geçişimizi 1 Ağustos 2017’de gerçekleştirdik. Şimdi geriye dönüp baktığımızda iyi ki de geçmişiz diyoruz. Eğer süreci erteleseydik, belki de bir sonraki yılın ilk 6 ayını kaybedecektik. Bu sayede yeni yıla daha düzgün daha doğru verilerle geçmiş olduk.

Sizce Bir ERP Projesinin Başarı Faktörleri Nelerdir?

YALÇIN KAYA AYDIN: Enda Enerji olarak yürüttüğümüz SAP projesinin başarı olmasında en temel faktörlerin başında, Yönetim Kurulu Başkanımız ve üst yönetimimizin bu projenin her zaman arkasında olması, inanması ve sürecin sonuna kadar desteklemesi geliyor. Proje sürecinde yönetim kurulu ve anahtar kullanıcılar olarak pek çok noktada inisiyatif alarak süreci yönettik. Takıldığımız noktalarda da kendilerine danışmak suretiyle projenin hızlı akmasını sağladık. Bu noktada bizi hiçbir zaman durdurmadılar hatta desteklediler. Karalar alırken hiç beklemedik ve vakit kaybetmedik bu anlamda süreci iyi yönettiğimizi düşünüyorum.

Danışmanlık firması önemli kriterlerden bir diğeri. Sonuç itibariyle projeye başlarken en büyük beklentimiz enerji sektöründeki deneyim ve tecrübenin Enda Enerji SAP S/4 HANA projesi özelinde kullanılmasıydı. Bu anlamda Vektora bizim tüm ihtiyaçlarımıza başarılı şeklide karşılık verdi.

Anahtar kullanıcı faktörü de aslında önemli bir kriterlerden biri. Sonuç itibariyle Enda Enerji Holding özellikle Yönetim Kurulu Başkanımızın göreve gelmesiyle birlikte yapılan bir organizasyon çalışması kapsamında yenilendi. İçerdeki kadromuza baktığınızda anahtar kullanıcılarımızın geçmiş tecrübelerinde hep SAP kullandıklarını görüyoruz. Bunun bize büyük bir faydası oldu.